Institutsteil Wirtschaftsinformatik

Geschäftsprozesse stellen einen zentralen Ansatzpunkt für die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung dar. Vor diesem Hintergrund führte die byte – Bayerische Agentur für Digitales GmbH im Jahr 2023 mit Begleitung des Institutsteils Wirtschaftsinformatik des Fraunhofer FIT ein Pilot-Prozess-Screening mit den bayerischen Ministerien und der Staatskanzlei durch. In diesem Rahmen wurden die vorhandenen Unterstützungsprozesse identifiziert und priorisiert. Im Anschluss wurde für einen ausgewählten Prozess ein Zielprozess entwickelt.

Geschäftsprozesse sind die Grundlage für Verwaltungsdienstleistungen und die dahinterliegenden Arbeitsabläufe. Somit sind sie zentraler Ansatzpunkt für die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung. In geeigneter Kombination mit anderen Werkzeugen der Prozessverbesserung, wie etwa Standardisierung, können Verwaltungsabläufe vereinfacht, beschleunigt und flexibilisiert werden. Vor diesem Hintergrund konnte der Institutsteil Wirtschaftsinformatik des Fraunhofer FIT die byte – Bayerische Agentur für Digitales GmbH als Digitalisierungspartner für die bayerische Staatsverwaltung und zentrale Beratungs- und Unterstützungseinheit für deren digitale Transformation dabei begleiten, ein Geschäftsprozess-Screening durchzuführen.

In diesem Kontext konnte der Institutsteil seine wissenschaftliche Expertise zu Prozessmanagement und Prozessoptimierung im Speziellen einbringen. Neben den fachlichen Kompetenzen brachte der Institutsteil insbesondere methodisches Know-how ein, um übergreifend ein systematisches, iteratives und lernorientiertes Vorgehen zu ermöglichen.

Das Geschäftsprozess-Screening startete mit einem Pilot-Screening im Jahr 2023. Zu Beginn wurde zunächst eine übergreifende Prozesslandkarte erstellt, um die Unterstützungsprozesse der Ministerien und der Staatskanzlei insbesondere hinsichtlich ihrer Gemeinsamkeiten und Überschneidungen zu identifizieren, Vorarbeiten und aktuelle Entwicklungen zu berücksichtigen und gemeinsam zu priorisieren. Im Anschluss wurde ein ausgewählter Prozess über alle Häuser hinweg detailliert erfasst, modelliert und analysiert. Die Ergebnisse dienten als Basis, um partizipativ und iterativ Opportunitäten zu identifizieren und darauf aufbauend einen gemeinsamen, digitalen und modernen Zielprozess zu entwickeln. Dabei standen insbesondere die prozessbeteiligten Menschen im Mittelpunkt.

Die Ergebnisse des Pilot-Screenings können als Ausgangspunkt zur Optimierung und Implementierung des entwickelten Zielprozesses und darüber hinaus als Grundlage zur weiteren Prozessoptimierung in den bayerischen Ministerien fungieren. Die Erkenntnisse konnten bereits in eine wissenschaftliche Veröffentlichung einfließen (Engenhorst, K., Marcus, L., Moder, L. et al. Moderne Prozessgestaltung am Beispiel der öffentlichen Verwaltung: Der Mensch im Mittelpunkt. Wirtsch Inform Manag 2024 / https://doi.org/10.1365/s35764-024-00508-3).